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よくある質問

予約申込について

Ⅰ.利用の申し込みについて

1-1.利用予定施設の空き状況を確認して下さい。
● 開館日 1月4日 ~ 12月28日
● 開館時間 9:00~22:00
● 受付営業時間 9:00~17:00
● 休館日 年末年始(12月29日~翌年1月3日)

※ 施設設備の点検等のため臨時に休館することもありますので、ご利用に当たっては事前にご確認ください。

TEL 098-898-3000
営業時間 9:00 ~ 17:00 (12月29日から1月3日までを除く)

 

1-2.予約受付開始日

予約の受付開始日は下表のとおりです。

受付開始日 会 議 区 分
利用開始日の「3年前」 ○国・沖縄県等が主催する会議等
○国際会議等
○全館使用の県外会議
利用開始日の「2年前」 ○展示場、劇場ホール、会議場A1、会議場B1のいずれか1つを使用する県外会議等
利用開始日の「1年前」 ○県外会議等
○展示場、劇場ホール、会議場A1、会議場B1のいずれか1つを使用する県内会議等
利用開始日の「6ヶ月前」 ○上記以外の会議等

※「国際会議等」とは
 ・来日した外国籍の参加者が10名以上いるMICE(会議又は催し物)
※「県外会議等」とは
 ・沖縄県外の居住者を主たる対象として開催されるMICE(会議又は催し物)
※予約は原則として先着順ですが、優先権は「国際会議等」→「大規模・長期間利用」の順となります。

 

1-3.利用時間の区分

利用時間区分は次のとおりです。

①午 前 09:00~12:00 ②午 後 13:00~17:00
③夜 間 18:00~22:00 ④昼  間  09:00~17:00
⑤昼夜間  13:00~22:00 ⑥全  日  09:00~22:00

※ 必要があると認められるとき、又は特別の理由があり、かつ当館の管理運営上支障がないと認められるときは、上記時間以外においても、利用を認める場合があります。
※ 当初打ち合わせの予定時間を超えて利用した場合は、超過30分毎に「延長料金」を申し受けます。(午前0時より翌朝午前7時までの利用に関しては詳細な事前打ち合わせが必要です。)
※ 「利用時間」とは、会場の準備から撤去までを含みますので、それらを十分考慮のうえ利用時間をご検討ください。
※ 連続借用時の中日に関しましては全日借用扱いとなります。(例:4日連続借用の場合、2日目と3日目は「全日」での利用料金を申し受けます)
※ その他、1時間単位で利用することも可能です。当館までお問い合わせ下さい。

 

1-4.利用期間

施設を連続して利用する場合の期間は10日以内とします。
但し、特別の理由があると認められるときはこの限りではありません。

 

1-5.予約方法

(1)仮予約
 お電話にて空き状況確認を頂いた後、所定の予約申込書に必要事項を記入のうえ、FAX送信又は直接当館窓口へご提出ください。この際、予約申込書は、お申込み内容の控えとして必ず保管ください。なお、お電話のみによる仮予約は受け付けておりません。
また、予約申込の終了後1週間以内に通知がない場合は、FAX等の障害により予約申込書が到達していない恐れがありますので、当館あて速やかにご確認ください。

FAX 098-898-2202


(2)本予約
 ご提出いただいた「予約申込書」の内容を確認後、「利用許可申請書」を送付致します。利用許可申請(本予約)は以下の期限内に必要事項を記入捺印のうえ、受付営業時間内に当館窓口まで持参されるか、郵送により申請してください。初めて当館をご利用なさるお客様は会社概要等を併せてご提出ください。

郵送先 〒901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜4-3-1 沖縄コンベンションセンター 受付担当 宛

■ 「1年以上」前に予約した会議等 → 利用日の「1年前」から指定された日までに

■ 利用日まで「1年をきっている」会議等 → 予約申込書提出後「2週間」以内に

■ 最終受付期限の日に予約された場合は即日提出いただく必要がございます。

※ 提出期限内に利用許可申請書の提出が無い場合、自動的に取り消される場合もありますので予めご了承ください。


(3)利用料のお支払い
 利用許可後、「施設利用料の30%相当額」を請求いたします。請求書に記載された期日までに、当館が指定する銀行口座へのお振込み、または当館窓口での現金支払いのいずれかの方法によりお支払いください。但し、催物開催日まで3ヶ月をきって申し込まれる場合は、打ち合わせ終了後速やかに「施設利用料及び付属設備等利用料」の全額をお支払い頂くこととなります。(詳しくは、1-8「利用料等の納入区分」をご覧ください)

 
1-6.利用許可申請書の最終受付期限

■劇場・展示場 → 催物開催日の1か月前まで

■会議場A1・会議場B1 → 催物開催日の10日前まで

■その他の会議場 → 催物開催日の7日前まで

 

1-7.担当者との打ち合わせ/その他必要書類の提出

 会議等を円滑に進行させるため、「申請者」(支払い責任者)は必ず利用開始日の2ヶ月前までに下記の書面を提出してください。なお、当館との窓口は「申請者」に一本化させていただいておりますので、責任をもって関係者間の連絡調整をお願い致します。
 また、遅くとも2ヶ月前までには当館担当者と日程調整を行い、1ヶ月前までには基本的な打合せを済ませるようお願い致します。但し、利用許可申請と催物開催日の間が1ヶ月を切る場合は、電話及び来館等により近日中に調整を済ませるようお願い致します。

【打ち合わせ時に必要な書類】
(1) 会議等の企画書・プログラム等
(2) 関係業者一覧
(3) 設営工程表
(4) 仕込み図(舞台・照明・音響・看板)
(5) 会場全体レイアウト図
(6) 駐車場係員・屋外設置物等の配置計画図
(7) 各種申請書類
(8) その他参考となる資料

【申請書類】※必要なもののみ(必要の有無については当館担当者にお問い合わせください)
(1) 行為許可申請書
(2) 電気工事届書
(3) 構内電話設備使用届
(4) 催物開催届出書(消防提出書類)
(5) 裸火等使用承認申請書(消防提出書類)
(6) LAN変更利用申込書
(7) 簡易営業許可書(露店等)

【官公署への届出等】
打ち合わせの際には、届出済または承認済の届出書類の写しを1部当館へ提出ください。
※施設利用に関して必要な法令等に定められた関係官公署等への行為許可申請、届出等の手続きは、利用者において行っていただきます。
※各官公署へ届出をされる前に、必ず当館担当者へ申請内容の確認を行っていただきますようお願いします。

申請内容 関係機関/連絡先

展示棟で催物をする場合
火気・スモークマシン・危険物を利用する場合

宜野湾市消防本部/TEL.098-892-2299
交通整理、誘導又は警備等の必要がある場合 宜野湾警察署警備課・交通課/TEL.098-898-0110(代)
露店・屋台等を臨時に出展する場合 沖縄県中部保健所/TEL.098-938-9787
宜野湾市消防本部/TEL.098-892-2299
酒類を販売する場合 沖縄税務署/TEL.098-938-0031
音楽著作権関係 (一社)日本音楽著作権協会・那覇支部/TEL.0570-055-151
当館周辺道路で看板を設置する場合 南部国道事務所嘉手納出張所 / TEL.098-943-6203

 

1-8.利用料の納入

利用料は前納となります。利用を許可された場合は、次の各号の区分により利用料を納入してください。
(注:申請者が支払い責任者となり、請求先となります。)

(1)利用許可後(請求書に指定された期日までに) → 「施設利用料」の30%相当額

(2)打ち合わせ終了後 → 「施設利用料」の残額、及び「付属設備等利用料」の全額

  ※いずれも、請求書に記載された期日までに、当館が指定する銀行口座へのお振込み、または当館窓口での現金支払いのいずれかの方法によりお支払い
   ください。但し、催物開催日まで3ヶ月をきって申し込まれる場合は、打ち合わせ終了後速やかに「施設利用料及び付属設備等利用料」の全額を
   お支払い頂くこととなります。
  ※指定する日までに納入がない場合、施設のご利用ができなくなる場合があります。

(3)催物終了後 → 利用に際し追加となった「施設利用料及び付属設備品等利用料」の全額(追加がある場合に限る)

 

1-9.利用制限

次の事項に該当する場合、ご利用の申込みをお断りさせていただくことがあります。
(1) 公序良俗に反するおそれがあると認められる場合
(2) 当館や他の利用者又は当館周辺の地域等に著しく不快感を与えるおそれがあると認められる場合
(3) 当館施設、備品等を損失するおそれがあると認められる場合
(4) 集団的、又は常習的に暴力等の不法行為や反社会的な行為を行い、又は行うおそれがある組織等が利用すると認められる場合
(5) 当館の設置目的を逸脱するおそれがあると認められる場合
(6) 当館の管理運営に支障があると認められる場合

 

Ⅱ.利用変更及び取消しについて

2-1.利用権の譲渡、転貸

申請者は当館の承諾なく利用権の全部、又は、一部を第三者に譲渡、転貸することはできません。催事内容の変更は原則として認めないものとします。ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合は、その限りではありません。

 

2-2.利用変更

利用許可申請書を提出後、申請者の都合により利用時間・会場等を変更する場合は、所定の「利用変更許可申請書」に必要事項を記入の上、事前に許可を受ける必要があります。利用期間の変更に関しては原則として認めません。ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合は、その限りではありません。なお、申請者を変更する場合は一旦取消しを行い、新しい申請者が新規で利用許可申請を行う必要があります。

 

2-3.取消し(催事全体又は利用する施設の一部)


所定の「利用取消届」に必要事項を記入の上、当館担当者までご連絡下さい。この場合、別に定めるキャンセル料を申し受けます。ただし、天災地変、不可抗力による場合は、その限りではありません。

【キャンセル料】
 利用開始日までの期間により次のとおり「キャンセル料」を申し受けますが、既に納められた利用料がある場合は相殺となります。

(1) 「1年前の前日まで」に取り消すとき : なし
(2) 「1年前から30日前まで」に取り消すとき : 施設利用料の30%相当額
(3) 「29日前以降」に取り消すとき : 施設利用料及び付属設備等利用料の全額

 

Ⅲ.利用上の管理責任

3-1.申請者の義務について

(1) 利用期間中において生じた、物品、展示品の盗難・破損等の事故及び不測の事態等によりご利用者、出演者、ご来場者等に事故、汚損、紛失等が生じた場合については、当館に重大な過失がない限り、当館はその責任を負いかねますので、ご了承ください。

(2) 当館の施設・付属設備等を損傷、紛失、汚損した場合には、原状回復に必要な料金を頂くことがあります。(特に飲食に関しては、カーペットのシミ、汚れ等のクリーニングが必要となりますので予めご了承ください。)

(3) 天災地変、交通機関の途絶などの不可抗力によって催物が実施できない場合の損害、及び禁止行為により利用の取り消しや利用の停止が生じた結果による損害についても、当館はその責任を負いかねますのでご了承ください。

(4) 盗難、損傷、火災のおそれのある場合はあらかじめ事故防止に必要な対策を講じるとともに各種保険への加入をご検討ください。

 

3-2.遵守事項

利用者は次の事項を遵守してください。

(1) 安全管理
① 催物の参加者の秩序ある行動や事故防止のための案内誘導を適切に行うとともに、展示品等財産の盗難を防止するため、適切な管理を行って下さい。
② 不時の災害や事故等に備えて、施設ご利用前に非常口、消火器の位置、避難誘導方法等の確認をして下さい。また、避難経路の確保を十分に行って下さい。

(2) 事故等の報告
万が一、病人・事故等が発生した場合は、すみやかに当館担当者までご報告ください。当館にて応急処置用の救急箱とAEDを用意しております。

(3) 原状回復の義務
利用を終了したときは、すみやかに設備等を利用前の状態に戻してください。(利用中に利用の停止を受けた場合も含みます。)

(4) 物品の販売
物品の販売については、催物運営に関係のあるものに限ります。所定の場所において当館担当者の指示に従ってください。

(5) 職員等の立入り
施設の管理運営のため、利用中に当館担当者が会場へ立入ることがありますので予めご了承下さい。

 

3-3.清掃・ごみ処理

利用期間中及び利用後の清掃、ごみ処理は申請者において処理していただきます。処理業者(有料)に委託する場合は、当館担当者へお尋ね下さい。
※ケータリング、出展等に利用した「油類・飲食物・アルコール類・薬品等」を施設内排水管に捨てることは禁止しています。

 

3-4.駐車場について

当館の駐車場は次のとおりです。催物内容・規模等により駐車場の割り振りを行いますので、当館担当者までご確認ください。
なお、駐車場の利用に際しては、場内の誘導及び整理について申請者の責任において係員を配置してください。

 
○第1駐車場(入口右手側) : 普通車両133台
○第2駐車場(入口左手側) : 普通車両178台
○第3駐車場(劇場棟マリーナ側) : 普通車両102台
○第4駐車場(展示棟海浜公園側) : 普通車両37台
合 計 450台

 

3-5.宅配便

事前に当館への資料等の送付を希望する場合は、必ず事前にご連絡下さい。なお送付物には「催物名・利用日・利用会場」の記載をお願いします。
また、当館から宅配便等を発送する場合は、「着払い伝票」を用意しておりますので当館担当者へお尋ね下さい。

 

3-6.オプションサービス

看板、舞台・音響・照明、装花、ドリンクサービス、弁当、ケータリング等のオプションサービスを希望される場合は当館担当者へその旨お伝え下さい。

 

3-7.緊急時等の医療体制について

当館より歩いて10分程度の場所に医療機関がございます。
緊急の場合は当館職員又は事務所にご連絡ください。ご案内致します。

・海邦病院 TEL:098-898-2111

 

3-8.禁止事項

① 館内での喫煙行為(電子タバコ等を含む)

② 当館の許可のない火気類の利用及び危険物の持ち込み

③ 火災、爆発その他危険を生じるおそれのある行為

④ 騒音又は大声を発し、暴力を用い、その他、他人の迷惑になる行為

⑤ 催物に直接関係のない物品の販売・陳列又は飲食物の販売提供

⑥ 施設等の汚損、損傷、若しくは滅失、又はこれらのおそれのある行為

⑦ 当館の許可のない広告類の掲示、又は配布

⑧ 当館の許可なく所定の場所以外へ立入ること

⑨ 当館の許可のない寄付行為及び金品を集める行為

⑩ 当館の許可なくペット(動物)を館内に持ち込むこと